Politique de Confidentialité

1. Introduction

Le responsable du traitement (ci-après "nous", "notre") s'engage à protéger et respecter votre vie privée.

La présente Politique de Confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation de Copimo, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - UE 2016/679).

En utilisant Copimo, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.

2. Responsable du traitement

Au sens de l'article 4(7) du RGPD, le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• Nom : Oscar Sciarini
• Statut : Particulier (Copimo est en phase de bêta gratuite, aucune entité commerciale immatriculée à ce jour)
• Email : hello@copimo.app

Pour l'adresse postale complète de l'éditeur, consultez les Mentions légales.

Délégué à la Protection des Données (DPO) : Non désigné — la désignation d'un DPO n'est pas obligatoire au regard de l'article 37 du RGPD compte tenu de la nature et de l'échelle du traitement. Pour toute question RGPD, contactez-nous à hello@copimo.app.

3. Données collectées

3.1 Données d'identification

Lors de la création de votre compte, nous collectons :

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Nom de votre agence immobilière
• Mot de passe (hashé et sécurisé avec bcrypt)

3.2 Données de transaction

Dans le cadre de l'utilisation du service, nous collectons :

• Informations sur les transactions immobilières (adresse, type de bien, parties prenantes)
• Documents uploadés (pièces d'identité, attestations, diagnostics, etc.)
• Historique des actions (validation documents, envoi emails, etc.)

3.3 Données de connexion via fournisseur d'identité (Google / Microsoft)

Lorsque vous vous connectez à Copimo via votre compte Google ou Microsoft (OAuth 2.0), nous recevons et stockons uniquement les informations nécessaires à votre authentification :

• Adresse email du compte (scope email)
• Nom et prénom du profil public (scope profile)
• Identifiant unique du compte côté Google/Microsoft (scope openid)

La connexion (sign-in) ne demande aucune permission d'accès à vos emails, vos fichiers ou tout autre contenu de votre compte. L'accès à Google Calendarest une intégration distincte et facultative, activée uniquement si vous le décidez explicitement (voir 3.4). Les emails envoyés depuis Copimo transitent par notre prestataire Resend, jamais par votre boîte mail personnelle.

3.4 Google Calendar (intégration facultative — comptes notaires)

Si vous êtes notaire, vous pouvez choisir de connecter votre agenda Google pour automatiser la prise de rendez-vous de signature. Cette connexion est optionnelle, déclenchée uniquement par votre consentement OAuth explicite, et révocable à tout moment depuis vos paramètres. Copimo demande alors deux autorisations, au strict nécessaire :

• calendar.freebusy — pour lire uniquement vos plages occupées/libres (aucun titre, description ni participant d'événement), afin de proposer des créneaux qui ne chevauchent pas votre agenda ;
• calendar.events — pour créer et mettre à jour l'unique événementcorrespondant à un rendez-vous confirmé (date, lieu, parties invitées).

Copimo ne lit pas, ne liste pas et ne supprime pas les autres événements de votre agenda. Les jetons d'accès (tokens OAuth) sont stockés chiffrés et ne sont jamais partagés. Vous pouvez déconnecter l'agenda à tout moment (ce qui révoque l'accès côté Google).

Utilisation limitée (Limited Use). L'utilisation et le transfert par Copimo des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée. Concrètement : ces données sont utilisées exclusivement pour fournir et améliorer la fonctionnalité de prise de rendez-vous visible par l'utilisateur ; elles ne sont jamais transférées à des tiers (sauf si nécessaire pour fournir le service, avec votre consentement, ou pour une obligation légale), ni utilisées à des fins publicitaires, ni pour entraîner des modèles d'IA ; et aucun humain ne les consulte, sauf accord explicite de votre part, pour des raisons de sécurité, pour respecter la loi, ou sous forme agrégée et anonymisée.

3.5 Données techniques

Automatiquement collectées lors de l'utilisation :

• Adresse IP
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Logs d'erreurs (via Sentry pour débogage)
• Cookies (voir notre Politique Cookies)

4. Finalités du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

4.1 Fourniture du service

• Gestion de votre compte utilisateur
• Gestion des transactions immobilières
• Stockage et organisation des documents
• Envoi d'emails automatisés (rappels, notifications) via Resend
• Génération de statistiques et rapports

4.2 Amélioration du service

• Analyse des performances et bugs
• Développement de nouvelles fonctionnalités
• Optimisation de l'expérience utilisateur

4.3 Communication

• Envoi d'emails transactionnels (confirmation compte, réinitialisation mot de passe)
• Notifications importantes sur le service
• Support client
• Emails d'information professionnelle (newsletter, nouveautés du service, conseils de prise en main), adressés aux utilisateurs inscrits — agents immobiliers et notaires — en lien avec leur activité. Chaque email contient un lien de désinscription en un clic, et vos préférences par thème se règlent depuis ce lien.

4.4 Obligations légales

• Réponse aux réquisitions judiciaires
• Lutte contre la fraude et les abus

5. Base légale du traitement

Conformément au RGPD, nos traitements reposent sur :

• Exécution des conditions d'utilisation (Article 6.1.b) : Fourniture du service Copimo en phase de bêta
• Consentement (Article 6.1.a) : Connexion via Google/Microsoft, cookies non-essentiels
• Intérêt légitime (Article 6.1.f) : Amélioration du service, sécurité, prévention de la fraude, emails d'information professionnelle aux utilisateurs inscrits (opposition possible à tout moment, sans justification, par le lien de désinscription présent dans chaque email)
• Obligation légale (Article 6.1.c) : Réquisitions judiciaires

6. Durée de conservation

6.1 Compte et dossiers actifs

Vos données sont conservées tant que votre compte est actif. Chaque dossier de transaction et les documents associés sont conservés aussi longtemps que vous le souhaitez : vous en gardez la maîtrise et pouvez supprimer un dossier à tout moment. La suppression d'un dossier entraîne l'effacement immédiat et définitif de ses données et de ses documents (y compris dans notre espace de stockage).

6.2 Suppression du compte

Lorsque vous supprimez votre compte, l'ensemble de vos données personnelles, de vos dossiers et des documents déposés sont effacés immédiatement et définitivement de nos systèmes. Nos sauvegardes chiffrées ont une rétention de 30 jours, à l'issue de laquelle les données en sont également purgées.

• Données de compte, dossiers et documents : effacement immédiat
• Sauvegardes : rotation sous 30 jours
• Logs techniques : 12 mois maximum

6.3 Obligations légales

Certaines données peuvent être conservées au-delà de ces durées lorsque la loi l'impose (obligations comptables, prévention de la fraude, etc.), pour la seule durée requise par ces obligations.

7. Destinataires des données

7.1 Personnel autorisé

Seuls les membres de notre équipe strictement nécessaires ont accès à vos données (développeurs, support client).

7.2 Sous-traitants

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous conformes RGPD :

• Supabase (Hébergement base de données et stockage de fichiers — Infrastructure AWS Europe)
• Vercel (Hébergement application web — CDN global)
• Resend (Envoi d'emails transactionnels et d'information — Serveurs EU)
• Upstash (Cache Redis pour rate limiting — Serveurs EU)
• Google (Authentification OAuth + intégration Google Calendar optionnelle — Serveurs hors UE avec CCT)
• Microsoft (Authentification OAuth — Serveurs hors UE avec CCT)
• Sentry (Monitoring erreurs — Serveurs EU)
• PostHog (Analytics produit — Serveurs EU)
• Plausible (Analytics audience — Serveurs EU, privacy-friendly)
• Anthropic (Extraction IA de mandats — uniquement si la fonctionnalité est activée, traitement éphémère sans stockage)

7.3 Autorités légales

Nous pouvons transmettre vos données aux autorités compétentes en cas de réquisition judiciaire ou d'obligation légale.

8. Transferts hors UE

Nous privilégions les hébergements au sein de l'Union Européenne. Toutefois, certains sous-traitants (Vercel, Sentry) peuvent utiliser des serveurs hors UE.

Dans ce cas, les transferts sont encadrés par :

• Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission Européenne
• Certifications (Privacy Shield successeur, ISO 27001)
• Garanties équivalentes au niveau de protection européen

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

9.1 Mesures techniques

• Chiffrement : HTTPS (TLS 1.3), chiffrement at-rest (AES-256)
• Hashage mots de passe : bcrypt avec 12 rounds
• Tokens OAuth chiffrés en base de données
• Backups automatiques quotidiens avec rétention 30 jours
• Monitoring sécurité : Détection intrusions, logs d'audit
• Headers de sécurité : CSP, HSTS, X-Frame-Options
• Rate limiting : Protection contre brute force et spam

9.2 Mesures organisationnelles

• Accès restreint : Principe du moindre privilège
• Authentification forte pour l'équipe
• Formation sécurité du personnel
• Procédures de gestion incidents
• Audits de sécurité réguliers

9.3 Notification de violation

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les 72 heures et notifierons la CNIL conformément à l'article 33 du RGPD.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

10.1 Droit d'accès (Art. 15)

Vous pouvez obtenir une copie de vos données personnelles et des informations sur leur traitement.

10.2 Droit de rectification (Art. 16)

Vous pouvez corriger vos données inexactes ou incomplètes directement depuis votre espace utilisateur ou en nous contactant.

10.3 Droit à l'effacement - "Droit à l'oubli" (Art. 17)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sauf si nous avons une obligation légale de conservation (ex: factures 10 ans).

10.4 Droit à la portabilité (Art. 20)

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (JSON/CSV) et les transmettre à un autre responsable de traitement.

10.5 Droit d'opposition (Art. 21)

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, notamment pour le marketing direct.

10.6 Droit à la limitation (Art. 18)

Vous pouvez demander la limitation du traitement dans certaines circonstances (contestation exactitude, traitement illicite, etc.).

10.7 Retrait du consentement (Art. 7.3)

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment (ex: déconnexion compte Google/Microsoft). Pour les emails d'information, le lien de désinscription présent dans chaque email suffit.

10.8 Comment exercer vos droits

Pour exercer ces droits, contactez-nous :

• Email : hello@copimo.app

L'adresse postale de l'éditeur est disponible dans les Mentions légales si vous souhaitez nous écrire par courrier.

Joignez une copie de votre pièce d'identité. Nous répondrons dans un délai de 1 mois(prolongeable de 2 mois si complexité).

10.9 Droit de réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :
CNIL - 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07
www.cnil.fr

11. Cookies et technologies similaires

Copimo utilise des cookies pour améliorer votre expérience. Pour en savoir plus, consultez notre Politique Cookies.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette Politique de Confidentialité pour refléter les changements de nos pratiques ou des obligations légales.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation de la nouvelle politique.

13. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou vos données personnelles :

• Email : hello@copimo.app